Laat je gegevens door je bedrijf slingeren of ga je gegevens centraliseren?
Steeds meer MKB bedrijven brengen hun data en gegevens samen om daarmee meer rendement te behalen.
Grofweg zijn daarvoor drie redenen;
Inzicht en overzicht
Consistentie en gemak zodat data niet meer ‘all over the place’ in de organisatie is
Flexibiliteit om bij verandering snel te kunnen handelen
Heb ik dan direct een ERP-systeem nodig?
Nee, helemaal niet. Dat hangt sterk af van je huidige situatie en toekomstige ontwikkeling. Als wij met prospects en klanten praten, gaat het ook over het centraliseren van gegevens in de organisatie.
Niet geheel onbegrijpelijk zijn wij voorstander van het automatisch verzamelen van alle relevante data in een bedrijf. Maar omdat niet alle ondernemers dit als een belangrijk proces zien, wordt het niet in gang gezet of zijn er vragen of dit wel verstandig is en ‘iets’ oplevert.
Drie voordelen van het centraliseren van gegevens: gemak, consistentie en verbinding.
De eerste is de eenvoudigste: als je alle gegevens op één plaats hebt, is het veel handiger dan ze verspreid te hebben in je bedrijf over meerdere systemen en bestanden. Je kan dit ook eenvoudig vertalen naar de kosten die je maakt om bijvoorbeeld afzonderlijk te moeten inloggen op systemen voor je boekhouding, urenregistratie, webstatistieken, klantgegevens in een CRM enzovoort.
Zeker als je meerdere werknemers hebt die dit dagelijks doen. Vergeet daarbij ook niet de tijdsbesteding om elke keer weer allerlei bestandjes in Excel opnieuw te moeten actualiseren. Je denkt wellicht dat maar een klein issue is, maar als je alle verspilde minuten van alle medewerkers in het gehele bedrijf per dag optelt voor een maand of kwartaal zal je waarschijnlijk schrikken van het totaal. Nog meer als je het effect daarvan vertaald naar €.
Reden twee om gegevens te centraliseren is consistentie.
Veel bedrijven hebben last van inconsistente data, ook wel bekend als versnipperde data. Zonder een vorm van coördinatie maakt elke medewerker en elke afdeling zijn eigen data en geeft daar ook zijn eigen betekenis aan. Erger nog, die betekenis zit op de computers van medewerkers vaak in vreselijk gecompliceerde Excel bestandjes.
Dat is om veel redenen problematisch en een risico (de eerste waar je waarschijnlijk bekend mee bent als je een Excel bestand met formules van een medewerker wilt begrijpen hoe het in elkaar zit). Maar de boot kan echt tot zinken worden gebracht, wanneer jouw bedrijfsdata en interpretatie daarvan op verschillende plekken in je bedrijf leeft. Er is geen garantie dat iedereen volgens dezelfde definities handelt en elkaar informeert. Dat is dan wel weer een zekerheid van 100%.
En dat heeft tot gevolg dat medewerkers verschillende definities geven aan bijvoorbeeld wat een verkooporder is. Bij de afdeling administratie is dat weer anders dan bij sales en weer anders bij logistiek. Door jouw gegevens te centraliseren in een platform zoals QOALZ, zorg je ervoor dat iedereen in het bedrijf exact dezelfde definitie gebruikt en op dezelfde manier daarover spreekt en wordt geïnformeerd. Wijzigt er iets? Dan is dat voor iedereen helder en zichtbaar.
De laatste reden om jouw gegevens te centraliseren is de meest ongrijpbare, maar ook verreweg de meest waardevolle. Totdat je jouw gegevens op één plaats hebt, is het gedoe van het samenvoegen van de gegevens van het ene systeem met die van een ander zo kostbaar dat je vrijwel zeker belangrijke inzichten misloopt die in de gegevens leven.
Vooraf kan ik je niet zeggen welke van deze verbindingen jouw bedrijf fundamenteel kan helpen, maar ik kan je wel vertellen dat als je data uit verschillende bronnen gaat verbinden er nieuwe inzichten ontstaan die je echt verder kunnen helpen. Maak gebruik van de kracht van de verbinding van jouw gegevens om jouw bedrijf en jouw doelen sneller, beter en met meer rendement te realiseren.
Dus als je twijfelt of het de moeite waard is om al jouw gegevens te centraliseren, of de reden nu gemak, consistentie is of de nieuwe verbindingen die je kan ontdekken, is het antwoord ja, het is altijd de moeite waard.
